Una confirmación que llega a la hora equivocada se convierte en un mensaje ignorado. Para una cita temprano por la mañana, conviene preguntar al paciente la víspera, a una hora en que aún tiene el móvil en la mano. Para una cita por la tarde, puede ser otra hora. La agenda de ChatSense permite a la clínica elegirlo, además de avisar al paciente en cuanto se agenda el horario. Este texto complementa nuestra guía sobre cómo reducir ausencias con confirmaciones por WhatsApp.
Dos formas de pedir la confirmación
En la configuración Confirmación y aviso de cita, la clínica elige cuándo recibe el paciente la solicitud:
- Unas horas antes de cada cita (lo predeterminado), según las horas registradas en cada servicio.
- La víspera, todos juntos, a una hora fija, por ejemplo a las 9 h del día anterior.
El recordatorio cercano a la cita sigue saliendo para todos, incluso para quien ya confirmó.
Turno de mañana y turno de tarde
Con la opción de la víspera puedes activar “Horario diferente para el turno de la tarde”. La primera hora pasa a valer para la mañana, defines a qué hora empieza la tarde y a qué hora se consulta a los pacientes de la tarde. Así, quien tiene cita a las 8 h recibe la solicitud a una hora y quien tiene cita a las 15 h a otra, cada uno en el momento más útil.
Detalles que evitan mensajes a deshora
- Omitir fines de semana y festivos: la cita del lunes se confirma el viernes.
- Preguntar de nuevo el mismo día: quien no respondió puede recibir una segunda pregunta tras las horas que defina la clínica.
- Quien agenda después de la hora de la víspera recibe la solicitud enseguida; quien agenda para el mismo día recibe solo el recordatorio.
Aviso de cita
La clínica también puede activar el aviso de cita: cuando se agenda un horario, ya sea por el agente, el equipo, la página pública o Google Calendar, el paciente recibe un mensaje con fecha, hora, profesional y dirección, una vez por cita. Las importaciones masivas no disparan avisos, a propósito.
Lo que ve el equipo
En el recordatorio, el paciente puede tocar “Confirmo” o “Necesito reprogramar” y la agenda reacciona al instante. En la cuadrícula de la semana cada cita recibe una etiqueta: Confirmada, Esperando respuesta, Sin respuesta (riesgo de ausencia, cuando faltan menos de 12 horas) o Pidió reprogramar o cancelar. El equipo recibe avisos en tiempo real cuando el paciente cancela y cuando faltan 4 horas para la cita sin confirmación. No prometemos un número de ausencias evitadas: lo que ChatSense entrega es el proceso, con visibilidad para que el equipo actúe a tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo confirmar a todos la víspera?
Sí. Elige “La víspera, todos juntos, a una hora fija” y define la hora.
¿Puedo tener horarios distintos para mañana y tarde?
Sí. Activa “Horario diferente para el turno de la tarde”, indica a qué hora empieza la tarde y la hora de confirmación de la tarde.
¿La confirmación sustituye al recordatorio?
No. El recordatorio cercano a la cita sigue saliendo para todos, incluso para quien ya confirmó.
¿El aviso de cita sale en importaciones masivas?
No. Las importaciones masivas no disparan avisos a los pacientes.
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