Une confirmation qui arrive au mauvais moment devient un message ignoré. Pour un rendez-vous tôt le matin, mieux vaut interroger le patient la veille, à une heure où il a encore son téléphone en main. Pour l’après-midi, une autre heure peut convenir. L’agenda de ChatSense permet à la clinique de choisir, et de prévenir le patient dès que le créneau est pris. Ce texte complète notre guide sur la réduction des absences par confirmations WhatsApp.
Deux façons de demander la confirmation
Dans le réglage Confirmation et avis de rendez-vous, la clinique choisit quand le patient reçoit la demande :
- Quelques heures avant chaque rendez-vous (par défaut), selon les heures définies pour chaque service.
- La veille, tous ensemble, à une heure fixe, par exemple 9 h la veille.
Le rappel proche du rendez-vous part toujours pour tous, y compris pour ceux qui ont déjà confirmé.
Matin et après-midi
Avec l’option de la veille, vous pouvez activer « Horaire différent pour l’après-midi ». La première heure vaut alors pour le matin, vous définissez l’heure de début de l’après-midi et l’heure à laquelle les patients de l’après-midi sont sollicités. Ainsi, qui a rendez-vous à 8 h reçoit la demande à un moment, et qui a rendez-vous à 15 h à un autre, chacun au moment le plus utile.
Des détails qui évitent les messages hors horaires
- Ignorer week-ends et jours fériés : les rendez-vous du lundi sont confirmés le vendredi.
- Redemander le jour même : qui n’a pas répondu peut recevoir une seconde question après le nombre d’heures fixé par la clinique.
- Qui prend rendez-vous après l’heure de la veille reçoit la demande aussitôt ; qui prend rendez-vous pour le jour même reçoit seulement le rappel.
Avis de rendez-vous
La clinique peut aussi activer l’avis de rendez-vous : lorsqu’un créneau est pris, que ce soit par l’agent, l’équipe, la page publique ou Google Agenda, le patient reçoit un message avec la date, l’heure, le professionnel et l’adresse, une fois par rendez-vous. Les imports en masse ne déclenchent pas d’avis, volontairement.
Ce que voit l’équipe
Dans le rappel, le patient peut toucher « Je confirme » ou « Je dois reporter », et l’agenda réagit aussitôt. Dans la grille de la semaine, chaque rendez-vous reçoit une pastille : Confirmé, En attente de réponse, Sans réponse (risque d’absence, à moins de 12 heures) ou A demandé à reporter ou annuler. L’équipe est alertée en temps réel quand le patient annule et quand il reste 4 heures sans confirmation. Nous ne promettons pas un nombre d’absences évitées : ce que ChatSense apporte, c’est le processus, avec la visibilité pour agir à temps.
Questions fréquentes
Puis-je confirmer tout le monde la veille ?
Oui. Choisissez « La veille, tous ensemble, à une heure fixe » et définissez l’heure.
Peut-on avoir des horaires différents pour le matin et l’après-midi ?
Oui. Activez « Horaire différent pour l’après-midi », indiquez l’heure de début de l’après-midi et l’heure de confirmation de l’après-midi.
La confirmation remplace-t-elle le rappel ?
Non. Le rappel proche du rendez-vous part toujours pour tous, y compris pour ceux qui ont déjà confirmé.
L’avis de rendez-vous part-il lors des imports en masse ?
Non. Les imports en masse ne déclenchent pas d’avis aux patients.
Pour aller plus loin : voyez ChatSense pour cliniques, cabinets dentaires ; comparez-le avec d’autres outils sur la page de comparaison et consultez les offres et tarifs.
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